¿Cómo se crea una cooperativa en Costa Rica?

En Costa Rica, la creación de empresas cooperativas supone 5 fases que se detallan seguidamente:

1. Integración del grupo pre-cooperativo: se trata del grupo de personas interesadas en formar una cooperativa. Este grupo necesita: (1) Una idea productiva o un proyecto concreto a ejecutar; (2) Un verdadero interés de organizarse conjuntamente con otras personas que además deberán tener un vínculo común (por ubicación geográfica, por conocimiento y experiencia en el negocio, cultura, etnia, necesidades e intereses comunes, entre otros); (3) Estar dispuesto/a dialogar y tomar decisiones en grupo; (4) Contar con un mínimo de 20 personas si se trata de una cooperativa tradicional o un mínimo 12 personas si es una cooperativa autogestionaria.

Luego sigue la formación del Comité Central de Organización, el cual dará los primeros pasos, con el apoyo de otras personas, para crear e inscribir la cooperativa. Este Comité tendrá la función principal de organizar al grupo para que se conforme adecuadamente y para que logre determinar y concretar su idea de proyecto, así como organizar y generar la documentación previa a la Asamblea Constitutiva (convocatoria y agenda, proyecto de estatuto y estudio socioeconómico). No debe ser inscrito en ninguna institución.

Lo recomendable es que el Comité esté integrado por un mínimo de cinco personas que ocuparán los puestos de Presidente, Secretario, Tesorero y dos vocales que surgen de las personas interesadas de conformar la cooperativa.

2. Desarrollo del proyecto empresarial: se trata del perfil del proyecto productivo de la organización. Incluye aspectos como justificación, objetivos, zona de influencia, viabilidad del producto o servicio, capacidad gestora del grupo pre cooperativo, impacto del proyecto, requerimientos financieros, obstáculos. Por otra parte, deberá definir:

(1) la razón social y objetivos. En su nombre deberá figurar la palabra "cooperativa", el nombre y las iniciales "R. L.".

(2) el capital social inicial. Es el monto económico mínimo requerido para cubrir las operaciones normales del proyecto cooperativo. Consiste, principalmente, en dinero en efectivo, bienes muebles e inmuebles y fuerza de trabajo, por cada rubro cada persona recibirá certificados de aportación. Todo grupo pre cooperativo debe establecer un capital social inicial que, generalmente, es la suma de todos los certificados de aportación. Cuando una persona se retire de la cooperativa, ésta le devolverá el dinero aportado. Pero si tiene deudas, el monto de ellas se descontará de los certificados.

(3) la cuota de admisión. Este recurso permitirá a los miembros de este Comité cubrir los costos en que incurran en el proceso de constitución. El monto aproximado entre todos los asociado/as debe ser de unos ¢200.000 (doscientos mil colones), no obstante este monto dependerá de cada grupo.

3. Elaboración de estatutos: son el conjunto de reglas de derecho establecidas por los asociados (as) que organizan la vida del ente, fijan sus derechos y obligaciones y la de los órganos sociales y regulan el funcionamiento, disolución y liquidación de la entidad. Es imprescindible que resulten del trabajo del grupo. Es importante que previo a avanzar en pasos posteriores, los miembros estén completamente informados acerca de los alcances del proyecto planteado y los Estatutos que regularán la forma legal de operar la cooperativa. Todos los acuerdos que tome el Comité, así como las consultas a los interesados, deberán llevarse en las minutas con el fin de presentarlos en el informe en la Asamblea Constitutiva.

4. Convocatoria a Asamblea Constitutiva: completadas satisfactoriamente las fases anteriores, el Comité Central de Organización convocará la Asamblea Constitutiva, que es la reunión donde se entrega la propuesta de Estatutos y el Perfil de Proyecto a los asociados/as. También se debe brindar la convocatoria a la Asamblea Constitutiva y la agenda de la misma. La Asamblea debe convocarse con al menos, 8 días de anticipación y un máximo de 15 días, según lo indique el Estatuto.

Podrán participar de la Asamblea Constitutiva aquellos asociados (as) que hayan cancelado el 25% del capital social suscrito y la cuota de admisión.

De esta Asamblea debe resultar el Acta Constitutiva, documento en el que se hace legal la constitución de la cooperativa, la cual deberá ser autenticada por un abogado/a. Como resultado de esta Asamblea se elige el Consejo de Administración el cual asume a partir de este momento la conducción de la cooperativa, éste será el responsable de la debida inscripción y administración de la cooperativa.

Luego de la Asamblea Constitutiva se realizarán al menos tres reuniones por separado, para elegir los cargos de presidente/a, vicepresidente/a y secretario/a así como la vigencia de los cargos según lo establezca el Estatuto, del:

(1) Comité de Vigilancia;

(2) Comité de Educación y Bienestar Social;

(3) Consejo de Administración. Durante la sesión del Consejo de Administración también se designará un/a Gerente, quien no necesariamente debe ser asociado/a de la cooperativa.

En cada reunión se levantará un Acta que firmará el/la presidente y el/la secretario (a) respectivo. Dichos acuerdos se resumen en una nota que es firmada por el presidente/a, el secretario/a y el o la Gerente. Debe ser autenticado por un abogado/a.

5. Tramitación de inscripción: últimos pasos para formalizar la inscripción de la cooperativa, los cuales consisten en:

(1) Gestión de cuenta bancaria: El/la gerente debe abrir una cuenta bancaria en algún ente financiero, donde depositará al menos el 25% del capital social inicial. La institución bancaria será responsable de emitir una certificación de la existencia de la cuenta y el monto, así como de las personas que tienen acceso a la misma.

(2) Gestión de certificación del 25% del capital social: El o la Gerente debe acudir al INFOCOOP a solicitar una certificación de la existencia del 25% del capital social suscrito. Para las cooperativas autogestionarias no es obligatorio seguir este paso; sin embargo si la cooperativa define capital social pagado, deberá cumplir este requisito.

(3) Entrega de documentos a Promoción: Para la gestión tanto de la certificación del 25% del capital social así como para la aprobación del estudio de Posibilidad, Viabilidad y Utilidad

(4) Entrega de documentos al Ministerio de Trabajo: es la instancia encargada de emitir la personería jurídica de cada cooperativa.

(5) Publicación en La Gaceta: El o la Gerente debe llevar el Edicto emitido por el Ministerio de Trabajo en forma digital a la imprenta Nacional. Allí pagará una suma económica para que el diario oficial La Gaceta lo publique por tres ocasiones.

(6) Emisión de la personería jurídica: Una vez que se publique por tercera ocasión, se deberá imprimir la tercera publicación y presentarla al Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo a fin de que se les extiendan las personerías jurídicas correspondientes.

(7) Gestión de la cédula jurídica: El o la Gerente debe gestionar la cédula jurídica de la cooperativa ante el Departamento de Cédulas Jurídicas del Registro Público.

(8) Proceso de legalización de libros: El o la Gerente debe comprar los libros de actas y de contabilidad que servirán para llevar el control de la cooperativa. Los libros legales de actas también pueden llevarse de forma digital, y posteriormente se imprimen y empastan. Estos libros deberán presentarse al INFOCOOP ante Supervisión Cooperativa para el respectivo proceso de legalización.

De esta forma, después de dos meses que podría tardar el proceso desde la realización de la Asamblea Constitutiva, la cooperativa está creada e inscrita.

Fuente: INFOCOOP, Ley 6756

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